PIP…คืออะไร ทำไมต้องใช้และควรใช้เมื่อไหร่

PIP ย่อมาจากคำว่า Performance Improvement Plan แปลเป็นไทยก็ได้ประมาณว่า “มาตรการ/โปรแกรมปรับปรุงผลการทำงานของพนักงาน” มีเป้าหมายเพื่อให้พนักงานมีผลการทำงานอยู่ในระดับที่บริษัทคาดหวัง

            ตัวอย่างเช่น บริษัทว่าจ้างพนักงานคนหนึ่งโดยจ่ายเงินเดือนให้เดือนละ 1 แสนบาท แต่พนักงานทำงานให้บริษัทได้เพียง 6 หมื่นบาท แบบนี้ก็ไม่ยุติธรรมกับบริษัทใช่มั้ยครับ?

            หลาย ๆ ท่านอาจจะสงสัยว่า แล้ว 6 หมื่นบาท เค้าประเมิน ตีค่ากันอย่างไร การประเมินมูลค่าแบบนี้ ไม่มีเครื่องมือมาจับ มาวัดกันหรอกครับ แต่ใช้วิธี “การพิจารณา” จากสิ่งที่พนักงานได้ทุ่มเททั้งแรงกาย แรงงาน ทักษะ ความรู้ความสามารถและศักยภาพ ว่าเป็นไปตามที่บริษัทคาดหวังและต้องการหรือไม่ เหมาะสมกับบทบาทที่ได้รับรึป่าว เทียบเคียงกับตลาดแล้วเป็นอย่างไร หลัก ๆ เราก็ใช้วิธีแบบนี้ประเมินกันครับ

            ลองนึกภาพดูว่า ถ้าอีก 5 ปีข้างหน้า เงินเดือนของพนักงานขึ้นไปเรื่อย ๆ แต่ผลงานหรือมูลค่าของพนักงานไม่เพิ่มเติม จะเกิดอะไรขึ้น ตัวพนักงานคงจะไม่มีปัญหาอะไร แต่บริษัทนะซิครับ ก่ายหน้าผากแน่นอน คนเดียวอาจจะไม่กระทบมาก แต่ถ้ามีหลาย ๆ คน จำนวนคนเยอะ ๆ มีหวังต้องปิดกิจการเป็นแน่แท้

            อัศวินขี่ม้าขาวอย่าง “PIP”  ก็จะมาช่วยให้พนักงานต้องปรับปรุงผลงานของตัวเองให้ดีขึ้น ไม่งั้นก็เซโยนาระ จากกันดีกว่า รับเงินก้อนไปซะดี ๆ บริษัทก็ได้หาคนใหม่ พนักงานก็ได้ออกไปอยู่ในที่ที่ใช่กับตัวเอง ดีกว่าอยู่กันแบบลำบากใจ เสียเวลากันเปล่า ๆ

            บางบริษัทอาจจะไม่ได้เรียกว่า PIP แต่อาจจะโค้ชให้พนักงานที่ผลงานไม่ดี ให้มีผลงานดีขึ้น แบบนี้ลักษณะนี้ก็ถือว่าเป็น PIP อย่างหนึ่งด้วยเหมือนกัน แม้ว่าดูแล้วจะไม่มีเอกสารและรูปแบบปฏิบัติเป็นทางการหรือมีคู่มือดำเนินการที่ได้มาตรฐาน เป็นระบบ

            รูปแบบของ Performance Improvement Program มักจะประกอบด้วย…

• วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของโครงการ
  • คุณสมบติของพนักงานที่จะเข้าร่วมโครงการ
  • แผนการปรับปรุงผลงาน เช่น พฤติกรรม ทักษะ หรือความสามารถที่ต้องปรับปรุง ระยะเวลาของโครงการ วิธีการพัฒนาความรู้ความสามารถ เป็นต้น
  • การติดตามผลการปรับปรุง
  • มาตรการดำเนินการถ้าผลการปรับปรุงไม่ได้ตามที่คาดหวัง
  • การลงชื่อยินยอม/รับทราบของพนักงาน

            ขอบอกเลยครับว่า PIP จำเป็นต้องใช้ทักษะการสอนงาน โค้ชชิ่ง และการ Feedback ของผู้จัดการหรือหัวหน้างาน เป็นอย่างมาก ในช่วงแรก ๆ บริษัทหรือเอชอาร์อาจจะต้องหาที่ปรึกษาภายนอก เข้าไปประกบ คอยช่วยเหลือ หรือให้คำแนะนำหัวหน้างาน/ผู้จัดการต้นสังกัดที่ต้องใช้ PIP กับลูกน้องของตัวเอง ไม่เช่นนั้นถ้าหัวหน้างานขาดทักษะเหล่านี้ อาจจะนำไปสู่ประเด็นอ่อนไหวของปัญหาแรงงานก็ได้

            คำถามสำคัญที่หลายคนอยากถามคือ PIP ใช้กับพนักงานที่ผลงานไม่ดีเท่านั้นหรือ? จะนำไปใช้กับพนักงานที่เป็นกลุ่ม Successor (สืบทอดตำแหน่ง) ได้หรือไม่?

            คำตอบคือ ก็ไม่ได้มีข้อห้ามอะไรครับ แต่ทางปฏิบัติเค้าไม่ใช้กัน ถ้าพนักงานกลุ่ม Successor เราจะเรียกเครื่องมือลักษณะนี้ในชื่ออื่น ๆ เช่น IDP, Talent Management หรือ Succession Plan เป็นต้น ถามว่าทำไมเราใช้ PIP กับพนักงานกลุ่มนี้ ก็เพราะคำว่า “Performance Improvement” ถ้าเอาคำนี้ไปใช้กับพนักงานกลุ่มที่ผลงานดี ๆ ก็ดูกระไรอยู่นะครับ

            PIP จึงถูกนำไปใช้กับพนักงานกลุ่มที่มีผลงานต่ำกว่า “เป้าหมาย/ระดับที่คาดหวัง” ครับ…

            แล้วควรใช้ PIP เมื่อไหร่?

            ดีที่สุดคือกำหนดเป็นคู่มือ PIP ตั้งแต่แรกเริ่ม เป็นเกณ์ เป็นกติกาที่พนักงานทุกคนรู้ว่าคืออะไร และมันจะถูกใช้เมื่อไหร่ แต่ตามประสบการณ์ของผู้เขียน PIP ในบ้านเรามักจะไม่ค่อยมีที่จะกำหนดไว้เป็นคู่มือที่ชัดเจน เป็นกติกาการทำงานปกติที่เหมือนเรื่องอื่น ๆ ของเอชอาร์ แต่มักจะกำหนดขึ้นในภายหลัง เมื่อมีสถานการณ์บางอย่างมากระทบกับบริษัท แล้วทำให้บริษัทต้องปรับลดจำนวนพนักงาน เพื่อความอยู่รอด เช่น ภาวะเศรษฐกิจถดถอยอย่างรุนแรง เอชอาร์หรือบริษัทก็มักจะนำ PIP ออกมาใช้ แบบนี้ก็ไม่ว่ากันครับ เอามาใช้เป็นครั้งคราวตามแต่ละสถานการณ์…บ้านเรา PIP กับ Downsizing มักจะมาคู่กันเสมอ

            แต่เจตนาของผู้เขียนคือ การกำหนดและใช้ PIP เป็นแนวปฏิบัติเหมือนเรื่องอื่น ๆ ของงานเอชอาร์ ไม่ใช่เอามาใช้เป็นครั้งคราว แต่ใช้เป็นปกติปฏิบัติของบริษัทไปเลย กำหนดให้ชัดเจนว่าพนักงานที่จะเข้าโปรแกรมคือใคร มีคุณสมบัติอะไร เช่น มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน และกำหนดระยะเวลาว่าถ้าภายใน 3 ยังไม่ดีขึ้น ก็เลิกจ้างรับเงินชดเชยกันไปเลย

            ผู้เขียนเชื่อว่าถ้ามีรูปแบบในลักษณะ การบริหารผลงานในบริษัทน่าจะดีขึ้นอย่างแน่นอน ไม่ใช่ว่ามีพนักงานได้เกรด E มาเป็นสิบ ๆ ปี บริษัทก็ไม่มีมาตรการอะไรเลย ปล่อยไว้จนพนักงานเกษียณอายุ ในมุมหนึ่งก็ดูดีครับ ว่าบริษัทดูแลพนักงานตลอดชีวิตการทำงาน ไม่มีนโยบายเลิกจ้าง ถือว่าพนักงานเป็นคนในครอบครัว มุมแบบนี้ก็ถือว่าดี แต่อีกมุมหนึ่งจะเกิดวัฒนธรรมที่ไม่ดีเกิดขึ้น พนักงานบางส่วนจะทำตาม ไม่ให้ความสำคัญกับผลการทำงานมากนัก คิดว่าแค่นี้พอแล้ว และบริษัทก็ไม่ได้ว่าอะไร เงินเดือนยังปรับเหมือนเดิม โบนัสก็ยังได้…ลักษณะนี้กลุ่มพนักงานที่ Burn-out ก็จะค่อย ๆ มากขึ้นเรื่อย ๆ ถึงจุด ๆ หนึ่งจะบริหารงานยากมากครับ อาจจะต้องตั้งแผนกขึ้นมาอีกแผนหนึ่งสำหรับรองรับกลุ่มคนที่ Burn-out

PIP ควรใช้เป็นเครื่องมือหนึ่งจนเป็นปกติสำหรับงานเอชอาร์ จนสร้างให้เกิด “วัฒนธรรม” การทำงานขององค์กร ทำให้พนักงานรู้สึกว่า เช้าชามเย็นชาม ไม่ได้นะ ต้องให้ความสำคัญเรื่องผลงาน ต้องจริงจัง เหลาะแหละไม่ได้

แต่…มาตรฐานการประเมินผลงาน และศักยภาพของหัวหน้างานหรือผู้จัดการ ต้องโอเคด้วยนะครับ ไม่งั้นอาจจะมีปัญหาได้